家居图库

回复邀约的商务礼仪容易

2021-04-09 13:18:20 来源: 天津家居网

回复邀约的商务礼仪

商界人士在接到以书面通知为形式的正式邀约后,必须认定:邀请者是真心实意地希望自己能够接受邀请的。

对方所看重的,或许是我方单位的名气和地位,或许是邀请者本人的身份和影响,或许对方单位与我方单位,对方本人与邀请者本人的良好关系,或许是希望能够借此机会增进、发展双方单位或个人之间的关系,但不管怎么说,对方邀请我方,尤其是以书面形式正式地邀约我方,基本上都是对我方尊重与友好的一种表示。来而不往非礼也,所以在接到邀约后,应当作出积极的反应。

积极反应的第一步,就是要尽快答复邀请者自己能否接受其邀请。

考虑到同时受到邀请的往往不止于一方,为了使邀请者做到对他所发起的有关约会胸有成竹、避免失败,任何被邀请者在接到书面邀请之后,不论邀请者对于答复者有无规定,出于礼貌,都应尽早将自己的决定通知给对方。

事实上,为了了解被邀请者对邀约有何反应,许多邀请者在发出书面邀约时,就对被邀请者有所要求,请对方对能否到场必须作出答复。

通常,类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。

例如,要求被邀请者如蒙光临,请予函告或能否出席,敬请答复,以及盼赐惠复,等等。

有时,为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者,在书面邀约正文的左下方,依照惯例要将与邀请者联络的具体方式,详尽地提供给被邀请者。它们通常包括:联络号码、传真号码、电传号码、电子邮箱号码(址、邮政编码、电报挂号、寻呼机号码、联络地点以及通信地址等等)。以上这些内容不必一一全部列出,可以根据具体情况从中选择。不过联络或咨询的号码这一项,原则上是不能缺少的。

某些商务往来中所使用的正式邀约,尤其是请柬邀约,依照国际惯例,在正文之中行文时,对被邀请者所作的要求答复的请求,通常都采用英文或法文的专用词组和缩写来表示。

有些善解人意的商界人士为了体谅被邀请者,在发出书面邀约时,往往会同时附上一分专用的答复卡。上面除了接受邀请、不能接受这两项内容外,再没有其他任何东西。这样,被邀请者在答复时,只须稍费举手之劳,在以上两项之中,作一回选择题,在二者之一划上一道勾,或是涂去其一,然后再寄回给邀请者就行了。

没有在接到答复卡的同时接到书面邀约,并不意味着不必答复。答复是必要的,只不过需要自己亲自动手罢了。

对书面邀约所进行的答复,通常采用书信的形式。在商务礼仪中,它被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写,以示重视。如果打印回函,则至少应当亲笔签名。

凝聚人心 所有的回函,不管是接受函还是拒绝函,均须在接到邀约之后3日之内回复,而且回得越早越好。在回函的行文中,应当对邀请者尊重、友好,并且应当对能否接受邀约这一关键性问题,作出明确的答复,切勿避实就虚,让人觉得难解其中味。如果拒绝,只要讲明理由就可以了。回函的具体格式,可参照邀请者发来的书面邀约,在人称、语气、措辞、称呼等方面与之不相上下就算不上失礼。

西安白癜风治疗费用
地奥氨贝是单片复方制剂降压药吗
事后紧急避孕药服用注意事项
本文标签: